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Japan Trip 2013 振り返り-その1 

日本から帰ってきて早いものでもう一週間以上が過ぎたが、まだ時差ぼけが解消されていない。学生生活且つ新学期のため生活のリズムが整わないことと、子供二人がそれぞれ別の時間に寝起きするので、調子が狂ってしまうためだと思われる。

Facebookには未だ参加者からの写真がupされてきたりして、「あぁ、意外と楽しんでくれたのかな?」なんて振り返ったりしているものの、記憶はどんどん風化してしまうので、来年のオーガナイザーへの引継の意味もこめて、ちょっとJapan Tripを2回に分けて振り返ってみたい。

・ 現実のmanagementは難しい
とにかく大変だった。次から次へ色んなことが起き、スケジュール通りに進まず、参加者が思い通りに動かず、その場その場で瞬間的に決断をしながら動いていく必要があるため、息つく暇もなかった。

が、楽しかった。これだけの集団、120人以上の外国人をmanageするなんて人生に一度きりの機会だったかもしれない。飲んで騒いで楽しむ、というほとんど側面は無かったけれど、manageすることそのものが楽しみだった。

正直、これだけ思い通りにならなかったことも珍しい。自分の想像を超えてしまっていて、うまくmanageできなかった。今は少し考えが変わってきたけれど、道中では「なぜこのtripは”失敗”に終わったのか?」ということばかり考えていた。

今でも残念ながら手放しで“成功”とは言いがたいと思っている。いろんな改善すべき点があったためだ。これは来年のTripへの教訓として活かして貰えれば幸いである(が、tripを実体験してない人にいくら言葉で伝えても、限界があるなというのも教訓の一つ。。。)


・ スケジュールには余裕を持つ
非常に当たり前のことだが、スケジュールには十二分に余裕をもつことが肝要。

まず、二年生からの引継で言われたこと。「意外と集合時間はきっちり守る。朝7時集合とかあっても、きっちりロビーに人が揃っていた」

これを頭から信じていた訳ではないが、初日からその期待はことごとく裏切られた

集合時間(概ね出発時間の30分前に設定)に来るのはだいたい1/3程度。残り1/3は、just in timeで出発時間ちょうどか5分遅れくらいで来て、最後の1/3は出発時間から15分遅れくらいで来る。結局、徐々に「いつもちょっと遅れる」という共通認識ができてしまって、最初に来た人が馬鹿を見る構造になり、早めにきた人もコンビニに行ってしまったりしていた。


こうしたことが各集合やバスのSAでの休憩などで起こるため、一日を通じてみるとおよそ1時間〜1時間半くらいの遅れが出てしまい、観光スポットでの滞在時間が短くなってしまったり、夕飯前にあったはずのホテルでの休憩時間が無くなったりして、疲れを蓄積させる結果となってしまった。バスでの移動は思いの外疲れる。。。


120人という集団で動くのは、たとえone blockの徒歩移動であってもかなり大変だ。そもそも集団の長さが100mを超えてしまう。集団行動に慣れていない彼らは、勝手に途中でコンビニに入って列からはぐれたりすることもしょっちゅう。信号一つ渡るにも一回では無理なので、信号一つあたり5分くらいかかると見て、移動時間のシミュレーションをしておけば良かったと思う。普段、スマホでGoogle Mapなどで移動しているのが、日本ではレンタルガラケーで対処しなければ行けなかったりするので、オーガナイザーは事前に詳細な地図をプリントアウトして、どこに誰を立たせるかまで考えるのが理想。


この辺はTrip直前の冬学期にOperationの必修授業を受けているので、endless operational problemsが続いているという感覚だった。こんなことならoperationをもっと勉強しておけばよかった、とは正直あまり思わなかったが、現実でoperational problemにぶつかるのはなかなか面白かった。


とにかく集団での行動には思いの外、時間と労力を要するのでスケジュールには余裕を持たせること。


また、代理店の提案したスケジュールを信じてしまったことは大きな間違いだった。「本当にこれでうまくまわるのか?」という視点から、徹底的に叩くべきだった。あまりに無理なスケジュールだったので、途中でバス運転手と相談して、スケジュールをその場で変更したりした。


さらに、上述の通り、行動パターンは各学年によっても違うので、矛盾するようだが引継内容を鵜呑みにせず、自分たちのclassmatesの特性をJapan Trip以前のイベントやsurveyなどから探るように。行儀がいいと思っていた二年生(Class of 2013)は今年のtripでははっきり言って、一部が問題児集団になっていたし、過去のdataはあまり当てにできないのが現実の難しさだった。



・ うまくmanageしようと思うと、80人バス2台まで。
後知恵で言うと、参加者を120人までと定めたことが大きなturning pointだった。

参加者の数が80人と120人ではexponentialにmanageする難しさが増えていくと考えた方がいい。また、バスの台数が増えれば増えるほど、人数確認や乗降の手間がかかるので、うまくmanageできる限界は80人バス2台がいいかなと。これは同行できるオーガナイザーを増やしたとしても、そんなに変わらない気がする。


ただ、これは参加者内での満足度を高めるか、多くの参加者に不完全ながらも日本を体験してもらうかというtrade offの中での選択なので、必ずしも120人にチャレンジすることが間違いだという訳ではない。今年120人に定めるときにも、このような議論をして、やっぱりできるだけ多くの人に日本を体験してもらいたいということで120人に挑戦した経緯にある。また、たとえ80人で締め切ったとしても、どうしても行きたいという人は必ず出てくる中、それを無下に断るのはなかなか難しいのもまた事実。



・ 通訳案内士はあてにならん
通訳兼ガイド兼添乗員というと聞こえがいいが、要はその全部が中途半端。あんまり当てにしないで臨むべき。意外と通訳でもガイドでも無く、添乗員の仕事(端的には出発時の人数確認)だけは頼りたいところでもあるので、最初にお願いすれば人数確認はやってくれる。ただ、バスの座席を勝手に変えてきたり、ツアーに参加せずに個人行動をとる人間が必ず出てくるので、どこかで自己責任と割り切って、時間になったら出発してしまうというのも一考の余地あり。

あてにならんとは書いたものの、いてくれると助かるのも事実だし、人によって力量にかなりの差があるのも事実。
ばかにならない費用がかかるので、代理店を通じ優秀な人をちゃんと手配してもらうように。



・ どっかで線引きをすべき
飲み会での一場面「ビール頂戴!」「日本酒無いの?」「水もらえるかな?」

矢のような催促が店員ではなくオーガナイザーである我々に飛んでくる。

アメリカ人ならびにアメリカで生活している人は、頼むのはタダだと思っている節が多分にある。

これらのリクエストを一回受け入れてしまうと、我々は飲み会の最中に店員に成り下がることになる。きっちりと、「それは店員にお願いして」と伝えれば彼らはほとんどの場合従うので、trip初期の段階で、「我々は君たちの召使いではない!」ということをちゃんと伝えるべきだったと個人的には思う。

もちろん、彼らに日本を楽しんでもらおう、好きになってもらおうという気持ちからいろんなリクエストに応じることもあるのだけど、どこまでをオーガナイザーの仕事とするかは旅に臨むにあたって、事前に線引きについて合意しておけばよかったかもしれない。


参加者の多くはclubに行くのを楽しみにしている。なので、我々も精一杯それに応えようと店の入り口まで連れて行ったり、東京については候補先をguidebookに掲載したりした。が、これも考えものだと思う。

まず、リスクが大きい。我々オーガナイザーが公式にアレンジしたイベントのようになってしまい、何かあったときにオーガナイザーの責任になりかねない(もちろん、waiver formはとってあるものの)。また、clubbingのqualityまでJapan Tripのqualityの一部となってしまうのは本意ではない。結局、最終日の終日フリーdayには、参加者間で連絡を取り合ってとあるclubに集合していたので、「オーガナイザーはclubbingについては関わりません」と割り切ってしまえば、それはそれで彼らも対処する。


この辺りは、オーガナイザー間で事前に合意をとっておかないと、動き方がばらばらになってしまう(初日に、あるオーガナイザーが20人ほどbarに連れて行き、その費用をtripの予算から負担してしまったことにより、参加者にclubやbarもtripの一部という間違った印象を与えてしまった)ので、事前にどこまでがtripとしてオフィシャルにサポートすべきなのかの線引きが必要。

その2に続く

Toyota 1
Toyota 2

(トヨタ工場見学にて。120人居ると、集合写真もなかなか一度で撮れません。。。)

Eigamura.jpg

(京都東映太秦映画村にて。ややshabbyではありましたが、皆それなりに楽しんでくれてました。ちょっと気温が寒かったのが残念。。。)

Sakura Kiyomizu
(清水寺近くの桜。今年の開花が早かったおかげで、Trip中ずっと桜を楽しめました。京都はやや早かったですが、東京は満開の桜を楽しむことができました。)

category: MBA

Posted on 2013/04/09 Tue. 19:08  edit  |  tb: 0   cm: 0  

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